Privacy
Policy

1. Who is responsible

Vektrum AS (org. no. 932 227 525), Stølane 66, 4233 Erfjord, Norway, is the data controller. If you have questions about privacy, write to post@vektrum.no or call +47 465 52 203. We have no data protection officer, as one is not required for our business.

2. What we collect from you

When you send the contact form, we receive:

• your name, phone number and email address
• your company name, if you provide it
• the services you are interested in and what you write about your project
• the language you used on the website

If you contact us by email, phone or WhatsApp, we receive the information you choose to share.

If you book a video call, we receive your name, email address and what you enter in the booking form. The booking is stored in Google Calendar.

To protect the form against spam, we use a hashed (encrypted) version of your IP address to limit how many requests can be sent per hour. Our web host also keeps standard technical logs with IP address and time.

3. Data we obtain from other sources

When we contact businesses about our services, we use names, job titles and contact details that the business has made public itself, for example in the Brønnøysund Register Centre or on its own website. We do not send marketing emails to personal addresses without consent, only to general addresses such as post@company.no.

4. What we use the data for

• Replying to your enquiry and preparing a proposalLegal basis: steps prior to entering into a contract (GDPR Article 6(1)(b)).
• Delivering and following up assignments, if you become a clientLegal basis: contract (Article 6(1)(b)).
• Keeping accounting records, if you become a clientLegal basis: legal obligation under the Norwegian Bookkeeping Act (Article 6(1)(c)).
• Protecting the website against spam and abuseLegal basis: legitimate interest (Article 6(1)(f)). Our interest is keeping the website and the form safe and available.
• Contacting businesses about our servicesLegal basis: legitimate interest (Article 6(1)(f)). Our interest is marketing our services to businesses that may benefit from them.

We do not send newsletters unless you have asked for them, and we do not use your data for automated decision-making or profiling.

5. Do you have to give us your data?

Contacting us is voluntary. To reply, we need your name, phone number and email address in the form. Without them we cannot handle your enquiry. Company name and project description are optional. If you become a client, we need the information the contract and accounting rules require.

6. Where the data is stored and who receives it

Enquiries from the form are stored in a cloud-based customer system (CRM). If it is unavailable, the enquiry is sent to our email instead.

We use suppliers that process data on our behalf: customer system, email and calendar, web hosting, accounting and statistics. We enter into data processing agreements with them. If you would like to know which suppliers we use, contact us at post@vektrum.no.

If you contact us on WhatsApp, the messages are also processed by WhatsApp (Meta) under its own terms. We never sell personal data, and we do not share it with others for marketing. We only disclose it when the law requires it.

7. Transfers outside the EEA

Some of our suppliers may process data in the USA. The transfers are based on the EU Standard Contractual Clauses (SCC) or the EU-U.S. Data Privacy Framework. Contact us if you would like a copy of these safeguards or more information about them.

8. How long we keep data

• Enquiries that do not lead to an assignment are deleted no later than 12 months after the last contact.
• Contact details from public sources that do not lead to a dialogue are deleted no later than 12 months after the first contact.
• If you are a client, we keep your contact details for as long as the relationship lasts. Accounting records are kept for 5 years after the end of the financial year, as required by the Bookkeeping Act.
• Technical logs are deleted according to the web host’s standard routines.

9. Cookies and statistics

The website uses Google Analytics to produce statistics on how the site is used, such as which pages are visited and where visitors come from. Google Analytics is only used if you have given consent in the banner, and you can choose each category separately. The legal basis is consent (GDPR Article 6(1)(a) and section 3-15 of the Norwegian Electronic Communications Act).

The provider is Google Ireland Ltd. Data may be processed in the USA under the EU-U.S. Data Privacy Framework. The statistics are not linked to your name, and the data is deleted after 14 months.

You can change or withdraw your consent at any time by clicking “Cookie settings” at the bottom of the front page.

When you switch language or make a choice in the banner, the choice is stored in your browser. This is necessary for the features to work and does not require consent.

10. Your rights

You have the right to:

• know what data we hold about you and get a copy
• have mistakes corrected
• have your data deleted
• restrict the processing
• receive the data you have given us in a machine-readable format

Right to object. When we process data based on legitimate interest, you can object to the processing at any time. If you object to receiving marketing from us, we will always stop.

Send an email to post@vektrum.no. We reply within one month. If you believe we process your data unlawfully, you can complain to the Norwegian Data Protection Authority, Datatilsynet (datatilsynet.no).

11. When we process data for our clients

When we build websites, customer systems, automations or chatbots for clients, we process data on the client’s behalf. In that case the client is responsible, and the client’s own privacy policy applies. We enter into a data processing agreement with the client.

12. Changes

We update this policy when we change how we process personal data. The date at the top shows when it was last changed.

1. Hvem er ansvarlig

Vektrum AS (org.nr. 932 227 525), Stølane 66, 4233 Erfjord, er behandlingsansvarlig. Har du spørsmål om personvern, skriv til post@vektrum.no eller ring +47 465 52 203. Vi har ikke personvernombud, fordi det ikke er påkrevd for virksomheten vår.

2. Hva vi samler inn fra deg

Når du sender kontaktskjemaet, får vi:

• navn, telefonnummer og e-postadresse
• firmanavn, hvis du oppgir det
• hvilke tjenester du er interessert i, og det du skriver om prosjektet
• språket du brukte på nettsiden

Kontakter du oss på e-post, telefon eller WhatsApp, får vi de opplysningene du selv deler.

Bestiller du et videomøte, får vi navnet ditt, e-postadressen og det du fyller ut i bestillingsskjemaet. Bestillingen lagres i Google Kalender.

For å beskytte skjemaet mot spam bruker vi en hashet (kryptert) versjon av IP-adressen din til å begrense hvor mange forespørsler som kan sendes per time. Webhotellet vårt fører også vanlige tekniske logger med IP-adresse og tidspunkt.

3. Opplysninger vi henter fra andre kilder

Når vi kontakter bedrifter om tjenestene våre, bruker vi navn, stilling og kontaktopplysninger som bedriften selv har gjort offentlig, for eksempel i Brønnøysundregistrene eller på egen nettside. Vi sender ikke markedsføring på e-post til personlige adresser uten samtykke, bare til generelle adresser som post@firma.no.

4. Hva vi bruker opplysningene til

• Svare på henvendelsen og lage tilbudGrunnlag: tiltak før en eventuell avtale (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b).
• Gjennomføre og følge opp oppdrag, hvis du blir kundeGrunnlag: avtale (artikkel 6 nr. 1 bokstav b).
• Oppbevare regnskapsmateriale, hvis du blir kundeGrunnlag: rettslig plikt etter bokføringsloven (artikkel 6 nr. 1 bokstav c).
• Beskytte nettsiden mot spam og misbrukGrunnlag: berettiget interesse (artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Vår interesse er å holde nettsiden og skjemaet trygge og tilgjengelige.
• Kontakte bedrifter om tjenestene våreGrunnlag: berettiget interesse (artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Vår interesse er å markedsføre tjenestene våre til bedrifter som kan ha nytte av dem.

Vi sender ikke nyhetsbrev uten at du har bedt om det, og vi bruker ikke opplysningene til automatiserte avgjørelser eller profilering.

5. Må du gi oss opplysningene?

Det er frivillig å kontakte oss. For at vi skal kunne svare, må du oppgi navn, telefonnummer og e-postadresse i skjemaet. Uten dem kan vi ikke behandle henvendelsen. Firmanavn og prosjektbeskrivelse er valgfritt. Blir du kunde, trenger vi opplysningene som avtalen og regnskapsreglene krever.

6. Hvor opplysningene lagres og hvem som får dem

Henvendelser fra skjemaet lagres i et skybasert kundesystem (CRM). Hvis det ikke er tilgjengelig, sendes henvendelsen til e-posten vår.

Vi bruker leverandører som behandler opplysningene på våre vegne: kundesystem, e-post og kalender, webhotell, regnskap og statistikk. Vi inngår databehandleravtaler med dem. Vil du vite hvilke leverandører vi bruker, kan du kontakte oss på post@vektrum.no.

Kontakter du oss på WhatsApp, behandles meldingene også av WhatsApp (Meta) etter deres egne vilkår. Vi selger aldri personopplysninger, og vi deler dem ikke med andre for markedsføring. Vi utleverer dem bare hvis loven krever det.

7. Overføring til land utenfor EØS

Noen av leverandørene våre kan behandle opplysninger i USA. Overføringen bygger på EUs standard personvernbestemmelser (SCC) eller rammeverket mellom EU og USA (EU-U.S. Data Privacy Framework). Kontakt oss hvis du vil ha en kopi av disse garantiene eller vite mer om dem.

8. Hvor lenge vi lagrer

• Henvendelser som ikke fører til et oppdrag, sletter vi senest 12 måneder etter siste kontakt.
• Kontaktopplysninger fra offentlige kilder som ikke fører til dialog, sletter vi senest 12 måneder etter første henvendelse.
• Er du kunde, lagrer vi kontaktopplysningene så lenge kundeforholdet varer. Regnskapsmateriale oppbevarer vi i 5 år etter regnskapsårets slutt, slik bokføringsloven krever.
• Tekniske logger slettes etter webhotellets faste rutiner.

9. Informasjonskapsler og statistikk

Nettsiden bruker Google Analytics til å lage statistikk over hvordan siden brukes, for eksempel hvilke sider som besøkes og hvor besøkende kommer fra. Google Analytics brukes bare hvis du har gitt samtykke i banneret, og du kan velge kategorier hver for seg. Grunnlaget er samtykke (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a og ekomloven § 3-15).

Leverandøren er Google Ireland Ltd. Opplysningene kan behandles i USA med grunnlag i EU-U.S. Data Privacy Framework. Statistikken knyttes ikke til navnet ditt, og dataene slettes etter 14 måneder.

Du kan når som helst endre eller trekke tilbake samtykket ved å klikke «Informasjonskapsler» nederst på forsiden.

Bytter du språk eller gjør et valg i banneret, lagres valget i nettleseren din. Dette er nødvendig for at funksjonene skal virke, og krever ikke samtykke.

10. Dine rettigheter

Du har rett til å:

• få vite hvilke opplysninger vi har om deg, og få en kopi
• få rettet feil
• få opplysningene slettet
• begrense behandlingen
• få utlevert opplysningene du har gitt oss, i et maskinlesbart format

Rett til å protestere. Når vi behandler opplysninger på grunnlag av berettiget interesse, kan du når som helst protestere mot behandlingen. Protesterer du mot at vi kontakter deg med markedsføring, stopper vi alltid.

Send en e-post til post@vektrum.no. Vi svarer innen én måned. Mener du at vi behandler opplysningene dine i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet (datatilsynet.no).

11. Når vi behandler opplysninger for kundene våre

Når vi lager nettsider, kundesystemer, automatisering eller chatboter for kunder, behandler vi opplysninger på vegne av kunden. Da er kunden ansvarlig, og kundens egen personvernerklæring gjelder. Vi inngår databehandleravtale med kunden.

12. Endringer

Vi oppdaterer denne erklæringen når vi endrer hvordan vi behandler personopplysninger. Datoen øverst viser når den sist ble endret.